会社のイベントや結婚式の二次会、ゴルフコンペなどこの世の中には様々なイベントが存在し、このようなイベントに参加された事のある人は沢山いると思います。そして様々なイベントが存在すると言う事は、それだけ開催する人「幹事様」が存在します。この記事を読まれているアナタはおそらく幹事様に任命された方だと思います。
今回は、幹事様を任せられ、何をしたら良いのか分からないと言う人に向けて幹事様の主な仕事内容をご紹介したいと思います。
幹事様の仕事内容
①イベントのコンセプトを決める
まずはあなたの任されたイベントのコンセプトを決めましょう。
飲み会にもコンセプトが不可欠です。例えば主役を立てるイベントにするのかしないのか。主役を立てるイベントで言ったら送迎会などがあります。そのなかでも主役の人が笑って去っていくのか、感動で泣いて去っていくのか、などなどコンセプト次第でイベントのアプローチが変っていきます。日程調整もこのコンセプト次第で誰を一番優先するのかを決めます。
②日程を決める
コンセプトが決まったら次にイベントを開催する日程を決めます。
一日だけだと参加できない人が続出しますので、
3日ほど候補日を出して、社内にアンケートを取るのがベストでしょう。
③予算を決める
次に決めないといけないのは予算です。
こればかりは幹事様だけで決めてしまっては後々面倒な事が起こる可能性があります。ですので、日程を決めるのと同時に希望予算をアンケートで取ると良いでしょう。
④お店を決める
日程･予算が決まったらいよいよお店を決めます。
良いお店を選べばはイベントへ行くまでのゲストの好感度･モチベーションを上げる事ができるのでしっかり雰囲気の良いお店をおさえる事を意識しましょう。
予約する際の確認事項としては、
しっかり予算あったコースである事と料理の中身です。
予算は事前に集計をとった金額にしましょう。
そして、料理はアレルギー食品が含まれているかどうかをしっかり確認しましょう。
イベント中に
「私これアレルギーだから食べられない…」
事前の準備は慎重に行うのがベストです。
⑤イベントのコンテンツ準備する
お店選びでイベント当日までのゲストのモチベーションが決まります。
そして当日の盛り上がり度を決めるのがこのイベントコンテンツ(余興)です。
余興をしっかり盛り上げる事ができればイベントが大成功する事は間違いないです。しっかり考え、当日大成功させましょう。
現在、主流となっているのがビンゴやクイズ大会です。当選者には景品をお渡ししイベント成功を確実な物にします。
～飲み会本番～
⑥職場から飲み会会場への案内・誘導
⑦席配置を誘導する
ビジネスマナー通りに席をあらかじめ決めておくのも良いですし、普段お話をしていない方々との交流を目的とするコンセプトでしたら、席をくじ引きなどでランダムに決め誘導するのも大変好評です。
こちらも始めに決めたコンセプトに沿って決めるのが良いです。
⑧飲み物の注文
最初の一杯目は幹事様が率先して飲み物のオーダーを聞きに回りましょう。
店員さんのお手伝いをする事によってより効率よくイベントを始める事ができ、ゲストの方に喜ばれます。
⑨乾杯の音頭
⑩飲み会中の司会･進行
飲み会中はイベントを円滑に進めていく為に司会･進行をしっかり行いましょう。出し物やビンゴ大会などの余興を行う場合はしっかり前もって準備しておきましょう。先手先手に回るのがポイントです！！
⑪会計
最後に会計を行ってしまうと、金額が合わなかったりトラブルが起こってしまうと幹事様が負担するしかなくなってしまいます。ですので、締めの挨拶よりも前に幹事様自身で会計を行いましょう。
⑫締めの挨拶
締めの挨拶で幹事が行うことは
「パンパン！はい～宴もたけなわではございますが、お時間が迫ってまいりましたのでそろそろお開きにしたいと思います。では○○さんに締めていただくことにします！」
と周りに締めの挨拶が始まることを気づかせるだけです。
あとは挨拶者に身を委ねましょう。
⑬解散･二次会への誘導
「お帰りの方はあちら！二次会へ行かれる方はこちらへお願いします！」
と仕切って二次会に行く人を誘導しましょう。
二次会は予約しておいてもしていなくともどちらでも良いですが、予約していなくとも目星は付けておくのがよいです。
できれば行く直前に電話で空いているかどうか確認してから行くとあたふたしなくて良いと思います。
以上が幹事様の仕事内容となります。
お疲れ様でした。
幹事様のお仕事は沢山あり、大変だと言うことが分かって頂けましたでしょうか。特に景品選びはイベントの盛り上がりを左右する大事なポイントとなります。景品エースではそんなお忙しい幹事様をお助けするべく、
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